Excessos e descasos na gestão na área de TI

Ao se falar em gestão na área de TI, a temos fundamentada em cinco atividades básicas da administração: Planejamento, Organização, Execução, Controle e Liderança. Mas tanto excessos, como a falta de dedicação em algumas destas atividades, são fatores a prejudicar os resultados que são esperados deste área.

Os principais problemas são visíveis já na atividade de Planejamento, onde são determinadas as ações pelas quais as estratégias da organização serão suportadas ou executadas pela área de TI. O excesso de planejamento neste momento pode estar relacionado ao uso demasiado de tempo para planejar como se dará toda a execução, numa tentativa utópica de planejar tudo o que será feito e prever todos os problemas que podem ocorrer durante a execução, tirando muito da autonomia de quem executará, além do planejamento ter que lidar com problemas tão complexos e dinâmicos que não poderão estar claros neste momento.

Da mesma forma, o descaso no planejamento pode tornar o objetivo da execução algo muito vago e exigir muito da autonomia de pessoas que talvez não estejam aptas para tomar iniciativas ou decisões. Assim, a busca de um equilíbrio no planejamento, permitindo uma visão clara do que é esperado da equipe e além de dar um pouco de autonomia à equipe (de acordo com a maturidade desta), para que esta equipe tenha o poder de planejar a execução das atividades mais específicas e tomar decisões a fim de resolver problemas de pouco impacto que venham a surgir durante a execução.

A atividade de Organização é vítima normalmente do descaso, por não orientar a equipe sobre as responsabilidades de cada elemento e também não definindo as regras que devem ser obedecidas (ex.: como se dará a comunicação com outras áreas da organização, clientes e fornecedores), o que poderá gerar conflitos internos na equipe durante o andamento dos trabalhos, ou conflitos entre a equipe e as outras áreas da organização.

A atividade de Organização permite a equipe entenda suas responsabilidades e as regras para execução das suas atividades. Sendo estas bem definidas, exigirá poucas mudanças durante a execução das atividades, além de suprimir conflitos desnecessários e evitar que determinadas pessoas fiquem sobrecarregadas de atividades.

Se as atividades de Organização e Planejamento não estiverem bem definidas, os problemas serão visíveis na atividade de Execução, resultando em retrabalhos, conflitos, atrasos e não alcançando os resultados esperados pelas suas atividades.

Durante a atividade de Execução, a atividade de Controle permite verificar problemas não esperados ou observar o comportamento e o impacto de problemas previstos, o que possibilita à equipe e ao gestor definir novos planos e se reorganizar a fim de resolver tais ocorrências. Esta atividade requer um pouco de prudência do gestor, pois a falta de controle do que esta acontecendo pode comprometer toda a execução das atividades, e o excesso de controle pode gerar insatisfação por conflitar com a maturidade e a cultura da equipe (hábitos, forma de fazer suas atividades e resolver problemas).

A atividade de Liderança pode sofrer pelo excesso, tornando a figura do gestor mais como um “pai” da equipe, tornando a equipe superdependente do seu gestor. Ou sofrer pelo descaso, onde o gestor não é visto como elemento que merece alguma consideração por parte da equipe ou que visto como uma figura que “só atrapalha, no lugar de ajudar”.

A figura do gestor deve vista de acordo com a maturidade da equipe, na qual deve ser visto como um elemento de auxilio (representante na comunicação com os outros setores da organização, parceiros, clientes e fornecedores) para equipes maduras e que já possuem autonomia, ou como elemento de orientação para que a equipe ainda não madura chegue a desenvolver seus relacionamentos e aos poucos conquistar sua autonomia.

Assim, evitando o excesso ou o descaso com as atividades de gestão na área de TI, será possível alcançar os resultados esperados pela organização, assim como fomentar a maturidade e autonomia da equipe, exigindo do gestor o papel de coordenar a equipe e melhorar os relacionamentos desta com elementos internos e externos da organização.

Rascunho escrito em Setembro de 2011.

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